DEFINICJE

1. Administrator: MTL MAXFILM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie
   ul. Jarosława Dąbrowskiego 37, 02-561 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000123739, NIP: 5260204452.
2. Dane osobowe: wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej
   do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
3. Polityka: niniejsza Polityka transparentności w zakresie przetwarzania danych osobowych.
4. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku
   w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
5. Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

6. Kontakt z Administratorem w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych jest możliwy poprzez adres e-mail: biuro@ifilm.pl lub pisemnie na adres: M.T.L. MAXFILM Sp. z o.o. ul. Jarosława Dąbrowskiego 37, 02-561 Warszawa.

PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

7. W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
8. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług. Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
9. Przetwarzając dane, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji
   o tym przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby, pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami. 
10. Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, a w przypadku kontaktów biznesowych – również z ogólnodostępnych rejestrów (CEIDG, KRS).

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

11. W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, aby wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane
    i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
12. Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
13. Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna

14. W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja.
15. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
16. Administrator przetwarza jedynie dane osobowe niezbędne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

17. W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, można żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Rekrutacja

18. W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych
    (np. w życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
19. Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy);
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa,
  a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO);
• w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami
  – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

20. W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, w momencie jej zawierania Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych.
21. Dane osobowe są przetwarzane:

• w celu wykonania umowy oraz realizacji obowiązków związanych z jej wykonaniem, wynikających zwłaszcza z przepisów prawa, w tym rachunkowych i podatkowych – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora do których należą w szczególności: realizacja wewnętrznych celów administracyjnych Administratora oraz spółek powiązanych w ramach grupy kapitałowej, marketing bezpośredni oraz możliwość ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zbieranie danych w innych przypadkach

22. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach
    – np. podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek
    – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
23. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

ODBIORCY DANYCH

24. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych dane te są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, dostawcom usług hostingowych, podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora w celach realizacji prowadzonych przez niego projektów mogą być również udostępniane podmiotom współpracującym przy ich realizacji, w tym: Artrama sp. z o.o., Studio Interfilm sp. z o.o.
    i Studio Online sp. z o.o. Dane są też ujawniane podmiotom powiązanym kapitałowo z Administratorem, w ramach grupy kapitałowej.
25. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji,
    w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

26. Administrator nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

27. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów w sytuacji, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane
    do momentu jej rozwiązania.
28. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne
    do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Prawa osób, których dane dotyczą

29. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o: przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim
  o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie ich usunięcia;
• prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
• prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych, a także uzupełniać je, jeśli są niekompletne;

prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla jakich zostały zebrane;

• prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą, oraz ich przechowywania zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
• prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wyda dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i tego innego podmiotu;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
• prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może
  w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;

prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność
z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;

• prawo do skargi – jeśli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może złożyć skargę
  do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

30. Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:

• w formie pisemnej na adres: M.T.L. MAXFILM Sp. z o.o. ul. Jarosława Dąbrowskiego 37,
  • Warszawa;
• drogą e-mailową na adres: biuro@ifilm.pl

31. Wniosek powinien, w miarę możliwości, precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie,
    w szczególności:

• z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.);
• jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np. korzystanie z określonej usługi, aktywność
  w określonym serwisie internetowym, itp.);
• jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele marketingowe, cele analityczne, itp.).

32. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
33. Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny).
    Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza co istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.
34. Odpowiedź na zgłoszenie powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
35. Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.

Zasady pobierania opłat

36. Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie
    w przypadku:

• zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości 50 zł,
• zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości
  50 zł.

37. Powyższe opłaty uwzględniają koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań. 
38. Osoba, której dane dotyczą może skorzystać z prawa do informacji i dostępu do danych osobowych nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Na wniosek osoby, której dane dotyczą, Administrator obowiązany jest udzielić koniecznych informacji w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. Częstsze korzystanie z prawa do informacji i dostępu do danych osobowych będzie uznane za nadmierne i podlegać opłacie, o jakiej mowa w pkt. 40. ppkt. 2) powyżej.
39. W przypadku kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

40. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.